Configurar o agendamento automático pelo WhatsApp
Caminho: Menu lateral → Calendário → menu de três pontos da sua agenda → Pré-agendamentos
Visão geral
O agendamento automático permite que o cliente marque um horário sozinho, pela conversa, sem esperar um atendente. O agente virtual mostra os serviços, os dias e os horários livres da sua agenda, o cliente escolhe, e o compromisso é registrado na Opa! Agenda. Assim, você reduz o vai e vem de mensagens para combinar horários.
A configuração tem duas partes:
- Cadastrar os pré-agendamentos na agenda. Cada pré-agendamento é um serviço que o cliente pode marcar, com a duração, os dias da semana e os turnos em que ele fica disponível. Esta página explica essa parte.
- Montar o fluxo de comunicação com o card Marcar um horário na agenda, que conduz o cliente pela escolha. Veja Configurar o card Marcar um horário na agenda.
Pré-requisitos
- Ser dono ou ter o papel Edição na agenda. Quem só tem Visualização não vê a opção Pré-agendamentos.
- Um canal de comunicação ativo e um fluxo de comunicação para o cliente usar o agendamento. Veja Opa! Agenda para entender os papéis da agenda.
Passo a passo
Cadastrar os pré-agendamentos
- Acesse Menu lateral → Calendário.
- Na coluna lateral, na lista Agendas, clique no menu de três pontos da agenda desejada.
- Clique em Pré-agendamentos. Abre a janela Pré-agendamentos.
- Clique em Adicionar pré-agendamento. Cada pré-agendamento aparece como um bloco (Pré-agendamento), que você pode recolher ou remover.
- Preencha os campos do bloco:
- Nome: o nome do serviço. É o texto que o cliente vê na lista do WhatsApp, como "Visita técnica" ou "Consulta".
- Tempo de duração: quanto tempo cada atendimento dura. Informe o número e escolha minutos ou horas. O padrão é 30 minutos.
- Disponível em feriados: chave que indica se o serviço pode ser marcado em feriados. Vem desligada.
- Dias da semana: clique nas letras de D (domingo) a S (sábado) para escolher os dias. Os dias ativos ficam destacados. Por padrão, vêm marcados de segunda a sexta.
- Turnos: informe o horário de início e o de término de cada turno. Por padrão, vêm dois turnos: 08:00 às 12:00 e 13:00 às 18:00. Clique em + para incluir outro turno e na lixeira para remover um.
- Se tiver mais serviços, repita a partir do passo 4.
- Clique em Salvar.
Alterar ou excluir um pré-agendamento
- Abra a janela Pré-agendamentos novamente, pelo mesmo caminho.
- Altere o que for preciso nos blocos existentes.
- Para excluir um serviço, clique na lixeira do bloco dele.
- Clique em Salvar.
Ao salvar, o Opa! Suite mantém exatamente os blocos que estão na janela. O que você removeu da lista é excluído da agenda e deixa de ser oferecido ao cliente.
Resultado esperado
O Opa! Suite mostra a mensagem Pré-agendamentos salvos com sucesso! e fecha a janela. A partir daí:
- A agenda aparece na lista Agenda do usuário do card Marcar um horário na agenda. A lista só mostra agendas que têm ao menos um pré-agendamento.
- Os serviços cadastrados podem ser escolhidos no card, no campo Pré-agendamentos.
- O cliente passa a ver, no WhatsApp, apenas os dias e horários dentro dos dias da semana e dos turnos que você definiu.
Como os horários são oferecidos
O agente virtual divide cada turno pela duração do serviço. Com o padrão (30 minutos e turno das 08:00 às 12:00), o cliente vê horários de meia em meia hora. Ficam de fora os horários que já passaram e os que coincidem com outro compromisso da agenda. O passo a passo da conversa está em Configurar o card Marcar um horário na agenda.
O Opa! Suite guarda a escolha feita em Disponível em feriados, mas o agendamento automático ainda não consulta essa opção ao oferecer os dias.
Configurações disponíveis
| Campo | O que faz |
|---|---|
| Nome | Nome do serviço exibido ao cliente. Obrigatório. |
| Tempo de duração | Duração de cada atendimento, em minutos ou horas. Mínimo de 1. |
| Disponível em feriados | Guarda se o serviço pode ser marcado em feriados. |
| Dias da semana | Dias em que o serviço pode ser marcado. Escolha ao menos um. |
| Turnos | Faixas de horário do dia, com início e término. Os mesmos turnos valem para todos os dias marcados. |
Problemas comuns
- Aparece "Selecione pelo menos um dia da semana": nenhum dia ficou ativo. Clique em ao menos uma das letras de D a S.
- Aparece "O horário final deve ser maior que o inicial": em algum turno, o término é igual ou anterior ao início. Corrija os horários.
- Aparece "Existem horários sobrepostos neste dia.": dois turnos se cruzam. Ajuste para que um termine antes de o outro começar.
- A agenda não aparece no card do fluxo: confirme se você salvou ao menos um pré-agendamento nessa agenda.
- A opção Pré-agendamentos não aparece no menu: você tem o papel Visualização nessa agenda. Peça ao dono para mudar para Edição.
Boas práticas
- Use nomes claros nos serviços, porque o cliente os vê na conversa.
- Defina a duração real de cada serviço. É ela que determina quantos horários o cliente vê por turno.
- Deixe uma pausa entre os turnos (como o almoço) em vez de um turno único, para não oferecer horários nesse intervalo.
- Teste o fluxo por um canal real, escolhendo dias e horários diferentes.