Configurar o card Marcar um horário na agenda
Acesso
Caminho: Configurações → Fluxo de comunicação → (fluxo) → Abrir fluxo → + → Ferramentas do sistema → Marcar um horário na agenda
Visão geral
O card Marcar um horário na agenda permite que o contato marque um horário direto na conversa. O agente virtual mostra os serviços, os dias e os horários livres da agenda de um usuário, o contato escolhe, e o compromisso é registrado na Opa! Agenda. Assim, o agendamento não depende de um atendente. Veja mais sobre a agenda em Opa! Agenda.
Pré-requisitos
- Uma agenda de usuário com pelo menos um pré-agendamento cadastrado. O pré-agendamento define o serviço, os dias da semana e os horários em que ele pode ser marcado, além da duração. A lista Agenda do usuário só mostra usuários com pré-agendas cadastradas.
- Um fluxo de comunicação criado e aberto no editor.
Passo a passo
- Abra o fluxo de comunicação.
- Clique no + abaixo do card depois do qual o agendamento deve começar.
- Na janela Novo estágio, marque Ferramentas do sistema no campo Tipo.
- Em Ferramenta, escolha Marcar um horário na agenda.
- Preencha os campos (veja a tabela abaixo).
- Clique em Salvar.
Campos do card
Todos os campos abaixo são obrigatórios, exceto Mensagem de erro e Fluxo a ser executado após máximo de tentativas.
| Campo | O que faz |
|---|---|
| Agenda do usuário | A agenda onde o compromisso será registrado. |
| Mensagem para solicitar o motivo do agendamento | Texto enviado antes da lista de serviços. Padrão: "Por favor, selecione o serviço desejado:". |
| Pré-agendamentos | Os serviços que o contato pode escolher. Só aparecem os pré-agendamentos da agenda escolhida. |
| Mensagem para solicitar o dia de agendamento | Texto enviado antes da lista de dias. Padrão: "Por favor, selecione o dia em que gostaria de agendar:". |
| Dias disponíveis para agendamentos | Quantos dias com horário disponível o agente virtual oferece, contando a partir do dia da conversa: 7 dias, 14 dias, 21 dias ou 30 dias. O padrão é 7. |
| Mensagem de horários disponíveis | Texto enviado antes da lista de horários. Padrão: "Estes são os horários disponíveis para o dia {agenda_dia_agendamento}:". |
| Mensagem de sucesso | Texto enviado quando o agendamento é feito. Padrão: "Seu agendamento foi realizado com sucesso para o dia {agenda_dia_agendamento}, às {agenda_hora_agendamento}.". |
| Mensagem para horários indisponíveis | Texto enviado quando não há horário livre. Padrão: "Infelizmente não temos horários disponíveis para esta data, por favor selecione outra.". |
| Mensagem de erro | Texto enviado quando o horário escolhido não pôde ser marcado. Padrão: "Infelizmente, não estamos conseguindo marcar o agendamento neste horário. Por favor, selecione outro horário.". |
| Quantidade de tentativas | Quantas vezes o contato pode errar a escolha ou o horário escolhido pode falhar. O padrão é 3. |
| Mensagem após máximo de tentativas | Texto enviado quando o limite é atingido. O padrão informa que o agendamento será feito manualmente por um assistente. |
| Fluxo a ser executado após máximo de tentativas | O fluxo para onde o atendimento segue quando o limite é atingido. |
Nos textos, {agenda_dia_agendamento} e {agenda_hora_agendamento} são trocados pelo dia e pela hora escolhidos pelo contato. Você também pode usar as variáveis do fluxo.
O que o contato vê
- O agente virtual envia a lista de serviços (os pré-agendamentos escolhidos no card), numerada. O contato responde com o número.
- Em seguida, envia a lista de dias disponíveis, no formato DD/MM/AAAA. O contato responde com o número do dia.
- Depois, envia os horários livres do dia, com início e fim. O contato responde com o número do horário.
- O compromisso é registrado na agenda, e o contato recebe a Mensagem de sucesso.
- O fluxo segue para o próximo card.
Listas de dias ou de horários com até 10 itens aparecem inteiras. Quando há mais de 10, a lista mostra 9 itens por vez, e a última opção é Ver mais datas ou Ver mais horários, com a quantidade que ainda falta entre parênteses.
Regras e comportamentos
- Dias oferecidos: só aparecem os dias da semana em que o pré-agendamento tem horário. O agente virtual procura até 60 dias à frente para completar a quantidade de Dias disponíveis para agendamentos.
- Horários oferecidos: são os horários do pré-agendamento, divididos pela duração dele. Ficam de fora os horários que já passaram e os que conflitam com compromissos existentes na agenda.
- Sem dia ou horário livre: o agente virtual envia a Mensagem para horários indisponíveis e volta para a escolha anterior.
- Horário ocupado no momento de marcar: se outra pessoa marcar o mesmo horário antes, o contato recebe a Mensagem de erro, a tentativa é contada e a lista de horários é atualizada.
- Escolha inválida: se o contato responde algo fora da lista, o agente virtual envia "Opção inválida!" e conta uma tentativa.
- Limite de tentativas: ao atingir o limite, o agente virtual envia a Mensagem após máximo de tentativas e segue para o fluxo escolhido. Se não houver fluxo escolhido, o atendimento é encerrado.
- Sem pré-agendamentos: se os pré-agendamentos do card não existirem mais, o contato recebe "Não há pré-agendamentos disponíveis." e o fluxo segue para o próximo card.
- Compromisso criado: o compromisso tem o nome do serviço escolhido, o dono da agenda como participante, o contato e o atendimento vinculados, e um lembrete 30 minutos antes.
Boas práticas
- Cadastre os pré-agendamentos com nomes claros, porque o contato vê esses nomes na lista.
- Escolha um fluxo para depois do limite de tentativas, como uma transferência para um atendente, para o contato não ficar sem resposta.
- Teste o fluxo por um canal real, escolhendo dias e horários diferentes.