Cadastrar e importar clientes e fornecedores
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Visão geral
A tela Clientes e fornecedores reúne os cadastros de clientes, fornecedores, prestadores de serviço e prospects. Você pode cadastrar um por vez, importar vários de uma planilha .csv ou sincronizar com o ERP integrado. Assim, o atendente identifica quem está falando e vê as informações do cadastro durante o atendimento.
Pré-requisitos
- A permissão Clientes ligada no seu grupo de permissão.
- Para importar: a permissão Importar clientes.
- Para sincronizar: as permissões Sincronização rápida de clientes e/ou Sincronização completa de clientes, além de um ERP integrado.
Passo a passo
Cadastrar um cliente
- Em Clientes/Fornecedores, clique em Adicionar novo (ou em Adicionar novo cliente, quando a lista está vazia).
- Na janela Adicionar cliente, escolha o País.
- Para o Brasil, use a chave Pessoa Jurídica. Ligada, os campos passam a ser Razão social e Nome fantasia. Desligada, o campo é Nome.
- Preencha o documento (CPF ou CNPJ). Quando o campo não é obrigatório, o rótulo mostra "(opcional)".
- Marque o Tipo de cadastro: cliente, fornecedor, prestador de serviços ou prospect.
- Informe também o contato inicial: Nome, Tipo (Celular, Whatsapp, Residencial ou Comercial) e o número.
- Clique em Adicionar. O sistema abre o cadastro na aba Contatos.
O nome precisa ter ao menos 3 caracteres. A obrigatoriedade do documento depende do tipo de cadastro e da configuração da empresa.
Importar clientes por planilha
- Clique no botão Importar. O assistente Importar clientes abre.
- Na etapa Seleção do arquivo, confira as colunas obrigatórias: Nome, Tipo de Registro e CPF/CNPJ (conforme a configuração do sistema). Se preferir, clique em Baixar modelo e preencha a planilha.
- Envie o arquivo em Arquivo .csv. O limite é de 50 MB.
- Em Atualizar registros existentes?, deixe ligado para atualizar clientes que já existem. Nesse caso, em Selecione as colunas que deseja importar, marque as colunas que podem ser atualizadas. As opções são Nome, Fantasia, Status, Fone comercial, Fone residencial, Celular, Whatsapp, E-mail, Usuário, Senha e Etiqueta. Colunas não marcadas mantêm os dados atuais.
- Clique em Continuar.
- Na etapa Revisão, o sistema mostra quantos registros estão prontos e quantos necessitam de revisão. Os prontos podem ser importados na hora. Corrija os demais ou deixe-os de fora.
- Clique em Importar e salvar.
Se o arquivo não seguir o padrão, o sistema avisa e indica o arquivo modelo.
Sincronizar com o ERP
Quando a empresa tem ERP integrado, o botão Sincronizar aparece na tela.
- Clique em Sincronizar.
- Escolha Sincronização rápida ou Sincronização completa.
- Aguarde o aviso com a quantidade de cadastros criados e atualizados.
A sincronização rápida atualiza os cadastros existentes. A completa traz todas as informações, criando ou atualizando cadastros. Se a sincronização estiver desabilitada, o sistema mostra um aviso.
Buscar, filtrar e consultar
- Use o campo de busca e o filtro avançado, com Tipo, Status (Ativo ou Inativo), Cliente prioritário e Etiqueta.
- A lista mostra Nome, o documento, Tipo e Status.
- Clique em um cliente para abrir o cadastro, com as abas Cadastro, Contatos e Usuários atribuídos. A aba Usuários atribuídos só aparece para quem tem permissão de carteira de clientes pelo formulário.
- O botão de auditoria mostra quem criou, alterou ou excluiu informações.
No cadastro, as informações de prioridade permitem Definir como cliente prioritário, escolhendo os Departamentos para aplicar prioridade, em que os atendimentos desse cliente têm prioridade na fila. Também é possível definir Etiquetas fixas e Avisar atendente sobre as características do cliente, com o texto de até 800 caracteres. O cadastro aceita observações, cada uma com nome e texto de até 800 caracteres.
Cadastrar um contato do cliente
- Abra o cliente e acesse a aba Contatos.
- Adicione um contato e preencha Nome, Tipo e o número ou e-mail. Use Adicionar outra forma de contato para incluir mais.
- Escolha a Classificação: Titular da conta, Familiar, Amigo, Colega de trabalho ou Outro.
Cada contato pode ter só um telefone de cada tipo.
Resultado esperado
O cadastro aparece na lista e fica disponível para ser vinculado aos atendimentos. Veja Vincular cliente ao atendimento.
Boas práticas
- Mantenha os cadastros atualizados, principalmente se usa ERP.
- Confira o arquivo .csv antes de importar, usando o modelo.
- Use a atualização de registros existentes com cuidado, para não sobrescrever dados importantes.