Cadastrar e gerenciar usuários
Caminho: Usuários → Adicionar novo
Visão geral
Cada pessoa que acessa o Opa! Suite precisa de um usuário. No cadastro você define o que ela pode fazer (pelo grupo de permissões) e em quais departamentos ela atua. Assim, cada atendente vê as filas certas e cada gestor acompanha as equipes pelas quais responde.
A senha não é criada por quem cadastra: o sistema gera uma senha temporária, e a própria pessoa cria a senha definitiva no primeiro acesso. Para cadastrar muitos usuários de uma vez, use a importação por planilha.
Pré-requisitos
- Permissão Usuários liberada no seu grupo de permissões, em Configurações. Sem ela, o item Usuários não aparece no menu.
- Licença de usuário disponível. Cada usuário ativo ocupa uma licença. Usuários inativos não contam.
- Grupo de permissões já criado para o tipo de usuário que você vai cadastrar.
- Departamentos já criados, se for vincular o usuário a eles no cadastro.
- E-mail válido e ainda não usado por outro usuário. Ele é o login da pessoa.
Passo a passo
- Acesse Usuários e clique em Adicionar novo. A janela Adicionar novo usuário abre com duas etapas.
- Na etapa Informações principais, preencha os campos:
- Nome: de 3 a 50 caracteres.
- Foto de perfil: opcional.
- E-mail: e-mail de login do usuário.
- Grupo de permissões: define o que o usuário pode acessar. Só aparecem os grupos do tipo sistema.
- Token de integração CRM: opcional. Só aparece quando a integração com o RD Station CRM está ativa.
- Clique em Continuar.
- Na etapa Departamentos, escolha em Departamentos um ou mais departamentos do usuário e ajuste as Preferências:
- É responsável pelo departamento: marca o usuário como gestor dos departamentos selecionados.
- Disponível para transferências diretas: o usuário passa a ser listado nas regras de transferência automática e direta de atendimentos desses departamentos.
- Receber notificações de transferências: Padrão do departamento, Sim ou Não.
- Departamento padrão: opcional. Departamento que vem selecionado quando o usuário abre um novo atendimento.
- Clique em Adicionar usuário e copiar senha.
- Na janela Senha do usuário, clique em Copiar senha e envie a senha para a pessoa por um canal seguro.
A janela Senha do usuário avisa: "Copie e envie esta senha para o usuário. Ela não será exibida novamente." Se você fechar sem copiar, use Redefinir senha no cadastro do usuário para gerar outra.
Resultado esperado
O usuário aparece na lista com o status Ativo. No primeiro login com a senha temporária, o sistema pede que ele crie uma senha própria antes de entrar. Veja Senha temporária e troca de senha no primeiro acesso.
Configurações disponíveis
Para editar um usuário, acesse Usuários e clique no registro. O cadastro tem as abas Cadastro, Departamentos, Telefonia e Clientes atribuídos. Em cada seção, clique em Editar informações, faça as alterações e salve.
Aba Cadastro
Informações principais
| Campo | O que faz |
|---|---|
| Nome | Nome exibido no sistema, até 50 caracteres. |
| Foto de perfil | Imagem do usuário. |
| Status | Ativo ou Inativo. Veja Inativar um usuário. |
| E-mail de login. Não pode repetir o e-mail de outro usuário. |
O botão Redefinir senha gera uma nova senha temporária para o usuário. Ele aparece para quem tem a permissão Alterar senha de todos os usuários e para o próprio usuário, que, no seu cadastro, troca a senha informando a Senha atual e a Nova senha.
Segurança
Mostra os métodos de autenticação de dois fatores (2FA) do usuário: Verificação de e-mail e Aplicativo autenticador. Quem tem a permissão Gerenciar 2FA de todos os usuários vê esta seção nos usuários que já configuraram algum método e pode remover um método ou usar Limpar autenticação de dois fatores. Veja Autenticação de dois fatores.
Permissões
| Campo | O que faz |
|---|---|
| Grupo de permissões | Grupo do tipo sistema que define o que o usuário acessa. |
| Token de integração CRM | Token do usuário no RD Station CRM. Só aparece com a integração ativa. |
| Possui acesso à API do sistema | Libera o uso da API do Opa! Suite com as credenciais deste usuário. |
| Grupo de permissões da API | Grupo do tipo API que define o que o usuário pode fazer pela API. Obrigatório quando o acesso à API está ativo. |
Ao salvar o acesso à API, o sistema mostra o Token de autenticação do usuário. Depois, o botão Gerar novo token cria outro token. O token anterior é desativado na hora, e as integrações que o usavam param de funcionar.
Só quem tem a permissão Alterar permissões dos usuários edita esta seção. Para os demais, o sistema mostra o aviso Edição de permissões bloqueada.
Aba Departamentos
Lista os departamentos do usuário, com as colunas Departamento, Departamento padrão, Disponível para transferências diretas e Responsável.
- Vincular novo: abre Vincular novos departamentos, com os mesmos campos da etapa Departamentos do cadastro.
- Editar vínculo de departamento: altera as preferências de um departamento. Quando o departamento usa distribuição automática, aparece também Limite de atendimentos simultâneos: o número máximo de atendimentos da distribuição automática que o usuário pode ter em andamento nesse departamento. Em branco, vale o padrão do departamento.
- Remover departamento vinculado: o usuário deixa de ver as filas e de abrir atendimentos com esse departamento. Para remover vários de uma vez, selecione-os e clique em Remover selecionados.
Aba Telefonia
Só aparece quando a telefonia do Opa! Suite está instalada. A seção Ajustes de telefonia mostra o Ramal e o Departamento padrão para ligações efetuadas, só para consulta, porque eles são definidos no cadastro do ramal na telefonia. Os campos editáveis são os do siga-me, que redireciona as ligações do ramal para um celular:
| Campo | O que faz |
|---|---|
| Ativar siga-me | Liga o redirecionamento de chamadas deste usuário. |
| Período de funcionamento do siga-me | Período em que o redirecionamento vale. Obrigatório com o siga-me ativo. |
| Número de celular para redirecionar chamadas do siga-me | Número que recebe as ligações. Obrigatório com o siga-me ativo. |
| Rota de saída do siga-me | Rota usada para fazer a ligação para o celular. Obrigatória com o siga-me ativo. |
Para os requisitos do siga-me na central de telefonia, veja Configuração do siga-me.
Aba Clientes atribuídos
Usada na carteirização: define os clientes pelos quais o usuário é responsável. Só aparece para quem tem a permissão Usuários atribuídos - Carteirização.
- Na seção Clientes atribuídos, clique em Adicionar novo.
- Escolha o Cliente e, em Departamento, os departamentos em que a atribuição vale. Só aparecem os departamentos vinculados ao usuário.
- Salve.
Para que os atendimentos desses clientes sigam direto para o usuário, ative Transferir diretamente clientes atribuídos na aba Fila do departamento.
Inativar um usuário
Não é possível excluir um usuário. Para tirar o acesso de alguém, abra o cadastro, edite Informações principais e mude o Status para Inativo. Ao salvar:
- o usuário é desconectado e não consegue mais entrar;
- os atendimentos em andamento com ele voltam para a fila do departamento;
- ele deixa de participar dos atendimentos em que era participante;
- os vínculos com departamentos são desativados e o ramal da telefonia é liberado;
- a licença fica livre para outro usuário.
Você não pode inativar o próprio usuário.
Encontrar usuários
A lista mostra Nome, E-mail, Grupo de permissões e Status. A busca procura por nome, e-mail ou ramal. Nos filtros avançados, filtre por Status, Grupo de permissões e 2FA Configurado. O botão Auditoria mostra o histórico de alterações dos usuários.
Problemas comuns
| Sintoma | O que verificar |
|---|---|
| Ao salvar ou ativar um usuário aparece "Quantidade de usuários ultrapassou o limite contratado!" | Todas as licenças estão em uso por usuários ativos. Inative um usuário que não usa mais o sistema ou contrate mais licenças. Confira as licenças em Verificação da versão e licença. |
| O e-mail não é aceito | O e-mail precisa ter formato válido e não pode estar em uso por outro usuário. |
| A seção Permissões está bloqueada | Seu grupo não tem a permissão Alterar permissões dos usuários. |
| O botão Redefinir senha não aparece | Seu grupo não tem a permissão Alterar senha de todos os usuários. |
| A aba Telefonia não aparece | A telefonia do Opa! Suite não está instalada. |
Boas práticas
- Crie um grupo de permissões para cada função (atendente, supervisor, gestor) antes de cadastrar os usuários.
- Inative logo os usuários de quem saiu da empresa. Assim você libera a licença e encerra o acesso.
- Marque É responsável pelo departamento só para quem gerencia a equipe. Os responsáveis acompanham o departamento na página inicial do gestor e recebem avisos, como o de limite de pausa excedido pelos atendentes.