Central de Ajuda

Español

Português

Español

Português

Appearance

Auditoría en ¡Hola! Suite ​

Introducción ​

Los Registros de Auditoría permiten monitorear todas las acciones realizadas dentro de ¡Hola! Suite, garantizando transparencia, seguridad y trazabilidad.

Con esta característica, los gerentes y administradores pueden consultar quién hizo qué, cuándo y desde dónde, evitando dudas y fortaleciendo la gobernanza del sistema.

Acceso al formulario ​

Acceso al formulario

Ruta: Menú (Configuración -> Auditoría)

Cómo acceder a la Auditoría ​

Atención

Los usuarios que pertenecen al grupo de permisos Administrador tendrán esta función habilitada automáticamente después de la actualización del sistema, sin necesidad de activación manual.

Para validar que este permiso está disponible para usted:

Configuración de permisos

Ruta: Menú → Permisos

  • Localice su grupo de permisos.

  • Accede a la pestaña Permisos.

  • Activar la opción Auditoría.

  • Guarde los cambios y vuelva a cargar la página.

Sólo los usuarios con este permiso habilitado pueden acceder y consultar los registros de Auditoría.

¿Qué son los registros de auditoría? ​

Cada vez que un usuario realiza una acción relevante en ¡Hola! Suite, como por ejemplo: crear, editar o eliminar datos. El sistema genera automáticamente un registro de auditoría.

Estos registros funcionan como un registro de eventos detallado, lo que permite la trazabilidad de la información. Este nivel de detalle garantiza que, incluso meses después, sea posible ver el historial de cambios del sistema.

Información principal registrada ​

Para facilitar el análisis, Audit Center ofrece filtros que le ayudan a encontrar registros específicos:

  • Fecha de registro: define un rango de tiempo para buscar acciones, por ejemplo, "Fecha + Es dentro de + últimos 30 días".

  • Usuario: enumera todas las actividades realizadas por un empleado en un período determinado. Útil para identificar responsabilidades o investigar movimientos inusuales. Por ejemplo: "Usuario + Es igual a + el usuario de tu sistema"

  • ID de usuario: permite buscar registros utilizando el identificador único del usuario, garantizando la trazabilidad incluso cuando se cambia el nombre.

    • El filtro puede aceptar una o más identificaciones.
    • Cuando se rellene junto con el nombre, el ID tendrá prioridad en la búsqueda.
    • Devuelve todos los registros del historial del usuario, independientemente de los cambios de nombre.
    • Si el ID ingresado no existe, no se mostrarán resultados.

  • Formulario: permite analizar solo un formulario o todos, como por ejemplo "Usuario", "Canal de comunicación" o "Envío masivo".

  • IP de origen: muestra desde qué red se realizó la acción, importante comprobar acceso externo o no estándar.

  • Acción: refina la búsqueda según el tipo de cambio realizado, como por ejemplo: Crear, Editar o Eliminar

Ejemplo práctico:

Si se cambió un motivo del servicio y no se sabe quién realizó el cambio, simplemente aplique el filtro por formulario + acción = editar, en el rango de fechas deseado, para identificar al usuario responsable.

##Buenas prácticas en el uso de Auditoría

  • Monitorear periódicamente los registros, asegurando que no existan accesos o cambios sospechosos.

  • Validar permisos de acceso: solo las personas verdaderamente autorizadas deben tener acceso a la función Auditoría.

  • Investigar inconsistencias: utiliza los filtros siempre que surjan dudas sobre algún cambio.

  • Check IPs inusuales: monitorear registros de IPs diferentes a las habituales para identificar accesos externos.

Diagrama de flujo ​

sirena
diagrama de flujo de TD

A[Inicio] --> B{¿Quieres acceder a Auditoría?}
B -->|Sí| C[Menú lateral de acceso > Configuración]C --> D[Abrir opción de auditoría]

B -->|No| Z[Fin]

D --> E{¿Tiene permiso de auditoría activo?}
E -->|Sí| F[Ver registros de auditoría]
Y -->|No| G[Menú lateral de acceso > Permisos]

G --> H[Buscar grupo de permisos]
H --> I[Abrir pestaña Permisos]
I --> J[Activar opción de Auditoría]
J --> K[Guardar cambios y recargar página]
K --> F

Consideraciones finales ​

La funcionalidad Auditoría en ¡Hola! Suite es más que un simple registro de actividad; es una herramienta esencial para la gobernanza, seguridad y transparencia de su operación. Al monitorear quién, cuándo, qué y desde dónde se realizan las acciones, obtiene la capacidad de rastrear cualquier cambio en el sistema, desde la creación de un usuario hasta la eliminación de un registro.

Lea también ​