Creación del flujo de comunicación
Introducción
El Flujo de Comunicación es una herramienta esencial para estructurar y automatizar la atención al cliente. Le permite crear un camino personalizado de interacciones, asegurando que cada cliente reciba el soporte adecuado de manera eficiente y organizada.
Características principales
Servicio y Comunicación:
- Servicio abierto vía WhatsApp
- Enviar mensaje
- Enviar archivo
- Enviar pregunta
Gestión de servicios:
- Servicio de traslado
- Agregar pegatina
- Contacto de enlace automático
Automatización de flujo:
- Condicional
- Crear retraso
- Ejecutar flujo
Integraciones:
- Solicitud HTTP
- Integración ERP
Ruta: Menú lateral (Flujo de Comunicación > Crear nuevo flujo)
Campos principales
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Interacción | Conjunto de acciones que permiten la comunicación directa entre el sistema y el cliente, incluyendo el envío de mensajes, consultas, archivos y recopilación de información durante el servicio. |
| Herramientas del sistema | Recursos encargados de controlar, automatizar y organizar el flujo de servicios, posibilitando decisiones condicionales, integraciones con otros sistemas, transferencias y notificaciones. |
| Variables | Elementos utilizados para almacenar, manipular y reutilizar datos a lo largo del flujo, como información del cliente, respuestas proporcionadas y resultados de la integración. |
Caso de uso
Para crear un flujo de servicio estándar:
- Configurar mensaje de bienvenida;
- Cree un menú de servicio con opciones de elección;
- Configurar condicionales para cada opción;
- Vincula cada opción a un flujo específico.
1. Para configurar el mensaje de bienvenida, siga estos pasos:
- Haga clic en la bandera (+).
- Elija Interacción y luego Enviar mensaje.
- Seleccione el tipo de mensaje Texto.
- Rellenar el mensaje de bienvenida.
Proporcionamos varias variables para personalizar los mensajes de texto, ubicadas debajo del campo “Seleccionar…”. Cada variable inserta automáticamente información de servicio específica en el mensaje enviado al cliente.
Por ejemplo, al seleccionar la variable Protocolo, se enviará el mensaje de bienvenida conteniendo el número de protocolo del servicio.
Una vez que haya redactado su pregunta de la manera que desee, haga clic en Agregar y luego en Guardar para finalizar.
2. A continuación, cree el menú de servicio para que su cliente tenga opciones para elegir.
Haga clic en la bandera (+) y seleccione Interacción y luego Enviar pregunta.
En Enviar pregunta, elige el tipo de respuesta entre:
- **Elige
- Confirmación
- Esperar interacción
Elija Elegir cuando desee agregar varias opciones de servicio.
En el campo de pregunta, defina su pregunta como desee y luego agregue las opciones de elección a su menú.
Para una pregunta de ¿Qué sector desea servicio, utilice las opciones de sectores que su empresa tiene para servicio, como comercial, soporte, administrativo...
Ahora, debe asegurarse de que las opciones del menú estén disponibles para que el cliente las vea y haga su elección.Para hacer esto, siga estos pasos:
Haga clic en la bandera (+), seleccione Herramientas del sistema y luego Condicional.
Si: seleccione la opción Variable.
Para: elige una opción a la vez. Primero, seleccione un sector y haga clic en Guardar. Luego, repite el mismo proceso para las otras opciones.
Luego de guardar la información, el menú estará disponible para que el cliente haga su elección.
Configurar condicionales para cada opción:
Haz clic en el ícono flecha verde.
Elija entre Herramientas del sistema o Interacción.
Para organizar el servicio, cree un flujo que dirija al cliente a un submenú. Siempre que haya temas específicos en el menú principal, como Comercial, Administrativo o Soporte, es necesario crear un flujo separado para cada una de estas opciones. Luego de crear los flujos individuales, realice la conexión entre ellos usando la función Ejecutar Flujo, asegurándose de que el servicio pase correctamente al submenú correspondiente.
Cuando el cliente inicia el servicio, primero recibe el mensaje de bienvenida, seguido de las opciones disponibles para elegir. Por ejemplo, al seleccionar Financiero, el cliente es dirigido a un flujo específico que trata asuntos financieros. Dentro de este flujo existe un menú con diferentes acciones, como renegociación, duplicado de factura o cancelación. Por este motivo, es fundamental que estos flujos estén previamente creados y conectados adecuadamente entre sí.
El mismo procedimiento se puede aplicar a otros tipos de servicio. Al seleccionar una determinada opción, se iniciará un flujo correspondiente para atender las demandas relacionadas.
Cada tarjeta dentro del flujo cumple una función específica y es fundamental para que el servicio funcione correctamente, según tus necesidades. Se recomienda tener una visión clara del flujo antes de crearlo en ¡Hola! Suite, detallando todos los pasos necesarios. Esto garantiza que el servicio funcione de manera eficiente y con el apoyo adecuado de nuestro equipo.
Consideraciones finales
Crear un Flujo de Comunicación eficiente requiere de una planificación previa y una comprensión clara de las necesidades de servicio de la empresa. Es fundamental desarrollar flujos específicos para cada área y conectarlos de forma organizada, asegurando que cada cliente reciba el soporte adecuado.
El uso correcto de las herramientas disponibles, combinado con la personalización de los mensajes y la planificación detallada de los flujos, contribuye a mejorar la experiencia del cliente, aumentar la eficiencia del servicio y garantizar que el sistema funcione de manera confiable y consistente.