Auditoría en el ¡Hola! Suite
Introducción
Los Registros de Auditoría permiten acompañar todas las acciones realizadas dentro del ¡Hola! Suite, garantizando transparencia, seguridad y trazabilidad.
Con este recurso, gestores y administradores pueden consultar quién hizo qué, cuándo y desde dónde, evitando dudas y fortaleciendo la gobernanza del sistema.
Acceso al formulario
Ruta: Menú (Configuraciones → Auditoría)
Cómo tener acceso a la Auditoría
Los usuarios pertenecientes al grupo de permiso Administrador tendrán este recurso habilitado automáticamente después de la actualización del sistema, sin necesidad de activación manual.
Para validar si este permiso está disponible para ti:
Ruta: Menú → Permisos
- Localiza tu grupo de permiso.
- Accede a la pestaña Permisos.
- Activa la opción Auditoría.
- Guarda los cambios y recarga la página.
¿Qué son los registros de Auditoría?
Siempre que un usuario realiza una acción relevante en el ¡Hola! Suite, como: crear, editar o excluir datos, el sistema genera automáticamente un registro en la auditoría.
Estos registros funcionan como un log detallado de eventos, posibilitando la trazabilidad de información.
Principales informaciones registradas
Para facilitar el análisis, la Central de Auditoría ofrece filtros que ayudan a localizar registros específicos:
- Fecha de registro: define un intervalo de tiempo para buscar acciones.
- Usuario: lista todas las actividades realizadas por un colaborador en determinado período.
- ID del usuario: permite buscar registros utilizando el identificador único del usuario.
- Formulario: permite analizar solo un formulario o todos, como "Usuario", "Canal de comunicación" o "Envío masivo".
- IP de origen: muestra desde qué red fue realizada la acción.
- Acción: refina la búsqueda de acuerdo con el tipo de modificación realizada, como: Crear, Editar o Excluir.
Si un motivo de atención fue modificado y no se sabe quién realizó el cambio, basta aplicar el filtro por formulario + acción = edición, en el intervalo de fechas deseado, para identificar al usuario responsable.
Buenas prácticas en el uso de la Auditoría
- Monitorea periódicamente los registros, garantizando que no haya accesos o modificaciones sospechosas.
- Valida permisos de acceso: solo personas realmente autorizadas deben tener acceso al recurso de Auditoría.
- Investiga inconsistencias: usa los filtros siempre que surja duda sobre alguna modificación.
- Verifica IPs inusuales: acompaña registros de IPs diferentes a los habituales para identificar accesos externos.
Flujograma
Consideraciones finales
La funcionalidad de Auditoría en el ¡Hola! Suite es más que un simple registro de actividades; es una herramienta esencial para la gobernanza, seguridad y transparencia de tu operación.