Registro de Clientes y Proveedores

Introducción

Esta área del ¡Hola! Suite está dedicada a la gestión completa de Clientes, Proveedores, Prestadores de Servicio y Prospectos. En esta guía encontrarás las diferentes formas de registrar, importar, sincronizar y gestionar estos registros de manera eficiente.

Acceso al Menú

Acceso al Menú

Ruta: Menú Lateral > (Clientes/Proveedores)

Visión General de la Pantalla

Al acceder a la sección de Clientes/Proveedores, encontrarás:

1. Una barra de búsqueda para localizar clientes por nombre o documento de identificación.
2. Un botón de filtro para refinar la búsqueda por tipo o estado.
3. Un botón de auditoría para verificar quién modificó, creó o eliminó información.
4. Botones de sincronización (rápida o completa), visibles solo si hay integración con ERP.
5. Un botón para importar clientes.
6. Un botón para agregar nuevo registro.

Métodos de Registro

1. Registro Manual de Clientes/Proveedores

Para agregar un nuevo cliente manualmente:

1. Haz clic en el botón "Agregar nuevo registro".
2. Sigue el proceso de tres etapas:

Etapa 1 - Información Principal:

• País
• Persona jurídica (Sí/No)
• Nombre
• documento de identificación (si es persona jurídica)
• Tipo de registro (cliente, proveedor, prestador de servicio, prospecto)
• Haz clic en "Continuar"

Etapa 2 - Prioridad e Identificación:

• Avisar al agente sobre las características del cliente (Sí/No)
• Cliente tiene prioridad en atenciones (Sí/No)
• Haz clic en "Continuar"

Etapa 3 - Observaciones:

• Agrega una observación fija para la atención de este cliente (opcional)
• Haz clic en "Enviar"

2. Importar Tabla de Clientes/Proveedores (tabla .csv)

Ideal para usuarios de la plataforma ¡Hola! Suite que no utilizan una integración ERP, esta funcionalidad permite la creación de registros de Clientes mediante la importación de una tabla en formato .csv.

Campos Obligatorios

Los siguientes campos son obligatorios en la planilla de importación:

• Nombre
• Tipo de Registro (cliente, prospecto, proveedor o prestador-servicio)
• documento de identificación (obligatoriedad según configuración del sistema)

3. Sincronización con ERP

Si hay integración con un ERP, puedes sincronizar los clientes:

1. Haz clic en el botón de sincronización rápida o completa.
   • Sincronización rápida: Actualiza solo registros existentes.
   • Sincronización completa: Trae toda la información, creando o actualizando registros.

Sincronización automática

El sistema realiza la sincronización automática con el ERP cada 60 minutos.

Gestión de Registros

Edición de Registros

• Para editar un registro, localízalo usando la barra de búsqueda o filtros y haz clic en él para abrir los detalles.
• Realiza los cambios necesarios y guarda.

Auditoría

• Usa el botón de auditoría para verificar el historial de cambios en cada registro.

Consejos y Buenas Prácticas

1. Mantén los registros actualizados, especialmente si usas integración ERP.
2. Usa etiquetas de atención para facilitar la categorización de los clientes.
3. Utiliza la función de prioridad con criterio para garantizar una atención adecuada.
4. Agrega observaciones relevantes para mejorar la atención al cliente.
5. Verifica siempre que el archivo .csv esté en el formato correcto antes de la importación.

Consideraciones Finales

Un registro bien organizado y actualizado de Clientes y Proveedores es fundamental para una atención eficiente y personalizada.