Controle de Pausas no Sistema
Introdução
O Controle de Pausas é uma funcionalidade essencial para aprimorar a gestão da sua empresa, permitindo que os gestores monitorem e controlem a disponibilidade dos usuários de forma eficiente. Esta ferramenta é particularmente útil para avaliar a distribuição e alocação de pessoas nos departamentos de atendimento ao cliente.
A configuração das pausas está disponível apenas para usuários com as devidas permissões no grupo de usuário.
Configuração de Pausas
Acesso à Configuração
Para configurar as pausas, siga o caminho:
Acesso ao formulário
Caminho: Menu (Configurações > Controle de Pausa)
Criação de Nova Pausa
Ao clicar em “Criar nova”, você será direcionado para a tela de criação de pausa, que contém duas seções principais: Dados principais e Disponibilidade.
Dados Principais
-
Nome da pausa: Defina um nome descritivo para a pausa (ex: Horário de almoço).
-
Departamentos permitidos: Selecione os departamentos que terão acesso a esta pausa.
Após preencher estas informações, clique em “Continuar”.
Disponibilidade
- Dias que pode ser aplicada: Selecione os dias da semana em que a pausa estará disponível.
- Horário inicial: Defina o horário de início da pausa.
- Horário final: Defina o horário de término da pausa.
Observação Importante: A pausa ficará disponível para o usuário durante o período definido. Após o horário final, não será mais possível iniciar a pausa. No entanto, se um usuário iniciar a pausa e não a encerrar até o horário final, ela continuará ativa até ser manualmente finalizada.
Após ajustar estas informações, clique em “Enviar” para criar a pausa.
Exemplo de Configuração de Pausa
Considere um cenário de pausa para almoço:
- Horário definido: 11:00 às 14:00
- Dentro deste período, os usuários podem iniciar a pausa para almoço
- Após as 14:00, não será possível iniciar esta pausa
- Se um usuário iniciar a pausa às 11:30 e não a encerrar até as 14:00, o tempo continuará sendo contabilizado até a finalização manual
Edição de Pausas
As pausas criadas podem ser editadas para alterar nome, status, departamentos, horários e dias de aplicação.
Para editar uma pausa:
- Acesse a lista de pausas
- Localize a pausa desejada
- Clique sobre ela para abrir a tela de edição
Edição de Informações Principais
Campos editáveis:
- Nome da pausa
- Status
- Departamentos permitidos
Edição de Disponibilidade
Campos editáveis:
- Dias que pode ser aplicada
- Horário inicial
- Horário final
Atenção
As pausas não podem ser deletadas. Para desativar uma pausa, altere seu status para “Inativo”.
Utilização de Pausas pelos Usuários
Como Iniciar uma Pausa
- Clique no botão “Iniciar Pausa” abaixo da foto de perfil no menu lateral
- Selecione a pausa desejada na lista de pausas disponíveis
Durante a Pausa
Quando uma pausa é iniciada:
- O status do usuário muda para “Em pausa”
- O botão “Iniciar Pausa” se transforma em “Encerrar Pausa”
- Uma mensagem informativa é exibida
Atenção! A pausa não encerra automaticamente. O usuário deve lembrar-se de finalizá-la manualmente.
Informações importantes
- Se a opção de notificação por tempo excedido estiver habilitada no controle de pausas, o responsável será avisado pela central de notificações quando um usuário ultrapassar o tempo limite da pausa. Essa notificação será enviada 1 minuto após o término do período de pausa cadastrado, informando que houve o excedente.
- O administrador poderá acompanhar quais usuários estão em pausa por meio do painel analítico de atendentes, consultando os registros de pausa disponíveis.
Considerações Finais
Este sistema de Controle de Pausas oferece uma maneira eficiente de gerenciar o tempo e a disponibilidade dos colaboradores, contribuindo para uma melhor organização e produtividade na empresa. Durante a pausa o atendente não receberá atendimentos distribuídos automaticamente pelo sistema, porém caso um atendente faça uma transferência interna, ele avisará que o atendente esta indisponível, porém irá permitir a transferência.
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