Cadastro de Clientes e Fornecedores

Introdução

Esta área do Opa! Suite é dedicada ao gerenciamento completo de Clientes, Fornecedores, Prestadores de Serviço e Prospects. Neste guia, você encontrará as diferentes formas de cadastrar, importar, sincronizar e gerenciar esses registros de maneira eficiente.

Acesso ao Menu

Acesso ao Menu

Caminho: Menu Lateral > (Clientes/Fornecedores)

Visão Geral da Tela

Ao acessar a seção de Clientes/Fornecedores, você encontrará:

1. Uma barra de pesquisa para localizar clientes por nome ou CPF/CNPJ.
2. Um botão de filtro para refinar a busca por tipo (cliente, fornecedor, prestador de serviço, prospect) ou status (ativo, inativo).
3. Um botão de auditoria para verificar quem alterou, criou ou excluiu informações.
4. Botões de sincronização (rápida ou completa), visíveis apenas se houver integração com ERP.
5. Um botão para importar clientes.
6. Um botão para adicionar novo cadastro.

Se nenhum cliente estiver cadastrado, você verá a mensagem: “Gerencie o cadastro de seus clientes. Parece que nenhum cliente foi adicionado até agora. Para garantir que as informações sejam documentadas corretamente, clique no botão abaixo. Adicionar novo cliente”

Métodos de Cadastro

1. Cadastro Manual de Clientes/Fornecedores

Para adicionar um novo cliente manualmente:

1. Clique no botão “Adicionar novo cadastro”.
2. Siga o processo de três etapas:

Etapa 1 - Informações Principais:

• País
• Pessoa jurídica (Sim/Não)
• Nome
• CPF ou CNPJ (se pessoa jurídica)
• Tipo de cadastro (cliente, fornecedor, prestador de serviço, prospect)
• Clique em “Continuar”

Etapa 2 - Prioridade e Identificação:

• Avisar atendente sobre as características do cliente (Sim/Não)
  • Se sim, adicione as características
• Cliente tem prioridade em atendimentos (Sim/Não)
  • Se sim, selecione os departamentos que terão prioridade
• Clique em “Continuar”

Etapa 3 - Observações:

• Adicione uma observação fixa para o atendimento deste cliente (opcional)
• Clique em “Enviar”

2. Importar Tabela de Clientes/Fornecedores (tabela .csv)

Ideal para usuários da plataforma Opa! Suite que não utilizam uma integração ERP, esta funcionalidade permite a criação de cadastros de Clientes através da importação de uma tabela no formato .csv, bem como a exportação de tabelas contendo informações no formato do Banco de Dados que podem ser usadas para relatórios técnicos.

Acesso à Funcionalidade

Acesso ao formulário

Caminho: Menu (Clientes e fornecedores > Importar)

Importação de Registros

O arquivo para a importação deve seguir o padrão da tabela fornecida, pois seguem padrões do banco de dados.

Exemplo de Visualização e Importação

Nome	cpfCnpj	fantasia	foneComercial	foneResidencial	celular	whatsapp	email	senha	usuario	status	tipoRegistro	etiqueta
IXCSOFT	24.709.490/0001-68		(49) 3199-2580		49999999999	(49) 3199-2580	contatoteste@gmail.com	senhaforte	usuarioteste	A	cliente,fornecedor,prestador_servico	649ee118d365711c2f88f04c

Para ter acesso a planilha atualiza, acesse a aba de importação, em clientes, ao lado do botão de adicionar novo.

Campos Obrigatórios

Os seguintes campos são obrigatórios na planilha de importação:

• Nome
• Tipo de Registro (cliente, prospect, fornecedor ou prestador-serviço
• CpfCnpj (Obrigatoriedade conforme configuração do sistema)

Importante

Apenas os registros marcados no checkbox serão atualizados nos cadastros. Caso não esteja marcado, serão mantidos os dados já salvos no banco de dados.

Processo de Importação

1. Selecione a opção “Importar”.
2. A seguir em ‘Arquivo Excel (csv)’, insira o respectivo arquivo a ser importado.
3. Por último, no campo ‘Atualizar registros existentes?’, defina se “Sim” para fazer a atualização dos contatos, ou “Não” caso a atualização não seja necessária.

Importante

• Se for a primeira vez que está fazendo a importação, deve-se marcar o campo ‘Atualizar registros existentes’ como “Não”.
• Se já existir uma importação dessa tabela no sistema mas é necessário adicionar novos clientes ou editar informações de clientes já existentes, deve-se usar a opção “Sim”.

3. Sincronização com ERP

Se houver integração com um ERP, você pode sincronizar os clientes:

1. Clique no botão de sincronização rápida ou completa.
   • Sincronização rápida: Atualiza apenas cadastros existentes.
   • Sincronização completa: Traz todas as informações, criando ou atualizando cadastros.

Sincronização automática

O sistema realiza a sincronização automática com o ERP a cada 60 minutos.

Somente se você tiver integração com o IXC Provedor os clientes serão sincronizados automaticamente, caso seja outro ERP, será feito o cadastro de forma automática no momento que o cliente passar o CPF/CNPJ no atendimento virtual

Gerenciamento de Cadastros

Edição de Cadastros

• Para editar um cadastro, localize-o usando a barra de pesquisa ou filtros e clique nele para abrir os detalhes.
• Faça as alterações necessárias e salve.

Auditoria

• Use o botão de auditoria para verificar o histórico de alterações em cada cadastro.

Dicas e Boas Práticas

1. Mantenha os cadastros atualizados, especialmente se usar integração ERP.
2. Use etiquetas de atendimento para facilitar a categorização dos clientes.
3. Utilize a função de prioridade com critério para garantir um atendimento adequado.
4. Adicione observações relevantes para melhorar o atendimento ao cliente.
5. Verifique sempre se o arquivo .csv está no formato correto antes da importação.
6. Faça um backup dos dados antes de realizar operações em massa.
7. Use a função de atualização de registros existentes com cautela para evitar sobrescrever dados importantes.
8. Ao exportar, selecione apenas os campos necessários para otimizar o processo.

Resolução de Problemas Comuns

Problema	Solução
Erro na importação	Verifique se todos os campos obrigatórios estão preenchidos
Dados não atualizados	Certifique-se de que a opção de atualização está marcada e os campos desejados estão selecionados
Arquivo de exportação muito grande	Reduza o número de campos selecionados ou use filtros para limitar os dados

A importação e exportação de registros são ferramentas poderosas para gerenciar grandes volumes de dados de clientes. Use-as com cuidado e sempre verifique a integridade dos dados após cada operação.

Considerações Finais

Um cadastro bem organizado e atualizado de Clientes e Fornecedores é fundamental para um atendimento eficiente e personalizado. Utilize o método mais adequado para sua empresa e mantenha as informações sempre atualizadas.

Etiquetas

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