Criação do Fluxo de Comunicação
Introdução
O Fluxo de Comunicação é uma ferramenta essencial para estruturar e automatizar o atendimento ao cliente. Ele permite criar um caminho personalizado de interações, garantindo que cada cliente receba o suporte adequado de forma eficiente e organizada.
Funcionalidades principais
- Criação de menus interativos
- Personalização de mensagens de boas-vindas
- Direcionamento automático para departamentos específicos
- Integração com outros fluxos e sistemas
- Uso de variáveis para personalização das mensagens
Acesso ao Menu
Caminho: Menu lateral > Fluxo de Comunicação > Criar novo fluxo
Campos Principais
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Interação | Permite adicionar elementos interativos como mensagens e perguntas |
| Ferramentas do Sistema | Oferece opções como condicionais e execução de outros fluxos |
| Variáveis | Campos dinâmicos que inserem informações específicas nas mensagens |
Caso de uso
Cenário: Criação de um fluxo de atendimento com três opções principais: Financeiro, Administrativo e Suporte.
- Configurar mensagem de boas-vindas
- Criar menu principal com opções de escolha
- Configurar condicionais para cada opção
- Vincular cada opção a um fluxo específico
Para configurar a mensagem de boas-vindas, siga estes passos:
Clique no sinalizador (+).
Escolha a opção “Interação” e, em seguida,“Enviar Mensagem”.
Selecione “Texto”.
Preencha a mensagem de boas-vindas.
Temos várias variáveis disponíveis para personalização da mensagem de texto, cada variável fornecerá automaticamente informações ao cliente. Por exemplo, se eu selecionar a variável de protocolo, a mensagem de boas-vindas incluirá o número do protocolo do atendimento.
Após fazer os ajustes necessários, clique em “Adicionar” e depois em “Salvar”.
Em seguida,crie o menu de atendimento para que seu cliente tenha opções de escolha.
Clique no sinalizador (+) e selecione “Interação” e depois “Enviar Pergunta”.
Em “Enviar Pergunta”, escolha o tipo de resposta:
Escolha
Confirmação
Aguardar Interação
Opte por “Escolha” para adicionar várias opções de atendimento.
No campo de pergunta, escreva “Em que posso ajudar?” (defina a sua pergunta conforme deseja) em seguida, adicione as opções de escolha para o menu:
Financeiro (clique em “Adicionar” após cada adicionar cada opção)
Administrativo
Suporte
Clique em Salvar
Assim, o cliente poderá selecionar a área de atendimento desejada.
Agora, preciso garantir que as opções do menu estejam disponíveis para que o cliente possa visualizar e fazer sua escolha.
Para isso, siga estes passos:
Clique no sinalizador (+), selecione “Ferramentas do Sistema” e depois “Condicional”.
Se: selecione a opção Variável
For: selecione uma opção por vez. Primeiro, selecione “Financeiro” e salve. Em seguida,repita o mesmo processo para as outras opções (Administrativo e Suporte).
Salve as informações e agora o menu ficará disponível para o cliente fazer sua escolha.
A próxima configuração determina o que acontecerá com cada uma das opções selecionadas pelo cliente. Por exemplo, o que ocorrerá quando o cliente escolher “Financeiro” ou “Administrativo”?
Para configurar, siga estes passos:
Clique no ícone de seta verde.
Escolha entre “Ferramentas do Sistema” ou “Interação”.
Cada opção disponível, tanto em ferramentas quanto em interações, é explicada em um link abaixo deste vídeo. Consulte esse link para decidir qual card vincular na criação do seu fluxo de comunicação.
No meu exemplo, vou executar um fluxo que direciona o atendimento para um submenu. Sempre que tiverem assuntos específicos no menu principal, como “Financeiro”, “Administrativo” e “Suporte”, é importante criar um fluxo separado para cada uma dessas opções. Depois, você fará a ligação entre esses fluxos pela opção Executar Fluxo.
Quando o cliente iniciar o atendimento, receberá a mensagem de boas-vindas. Em seguida, ele receberá as opções para fazer sua escolha. Por exemplo, ao selecionar “Financeiro”, será direcionado para outro fluxo específico que aborda questões financeiras.
Para configurar localize o card desejado “Financeiro”.
Clique na seta verde, escolha “Ferramentas do Sistema” > “Executar Fluxo”.
Selecione o fluxo desejado e salve as configurações.
Assim, sempre que o cliente escolher a opção financeira, será automaticamente encaminhado para este fluxo específico. Dentro deste fluxo, haverá um menu onde ele poderá escolher entre diferentes ações, como renegociação, segunda via de boleto ou cancelamento. Portanto, é essencial ter esses fluxos previamente criados e posteriormente conectar uns aos outros.
No caso do administrativo, o processo é semelhante. Quando o cliente escolher o atendimento administrativo, será iniciado um fluxo específico para lidar com as questões administrativas.
Cada um desses cards possui um papel específico, fundamental dentro do fluxo para garantir seu funcionamento conforme suas necessidades. É essencial ter uma ideia clara e um fluxo pré-definido em mente, detalhando os passos necessários para criar adequadamente no Opa! Suite. Isso garante que funcione da melhor maneira possível, com o suporte adequado da nossa equipe.
É dessa forma que faz a criação de um fluxo de comunicação.
Fluxograma
graph TD A[Início] --> B[Mensagem de Boas-vindas] B --> C{Menu Principal} C -->|Financeiro| D[Fluxo Financeiro] C -->|Administrativo| E[Fluxo Administrativo] C -->|Suporte| F[Fluxo de Suporte] D --> G[Fim] E --> G F --> G
Considerações Finais
A criação de um Fluxo de Comunicação eficiente requer planejamento prévio e uma compreensão clara das necessidades de atendimento da empresa. É fundamental criar fluxos específicos para cada área de atendimento e interligá-los de forma coerente. A personalização das mensagens e o uso adequado das ferramentas disponíveis podem significativamente melhorar a experiência do cliente e a eficiência do atendimento.
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